Du glaubst, dass es den perfekten Job für Dich nicht gibt? Nun, wir machen da ganz andere Erfahrungen. Mit uns findest Du im kaufmännischen Bereich genau den Job, der sich Deiner Lebensplanung anpasst und in dem persönliche Betreuung und gegenseitige Wertschätzung selbstverständlich sind.
Koordinator Gremienmanagement (m/w/d)
in Karlsruhe
Worauf Du Dich bei diesem Kunden freuen kannst:
- Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitmodelle ohne Kernarbeitszeit
- großzügige Homeoffice-Regelung
- Kundenübernahme möglich
- 50 € monatlich geschenkt für Deine Mobilität je nach Stelle, z. B. für das Deutschlandticket uvm.
- Prämien sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- kostenlose Nachhilfe für Deine Kinder auf der Lern- & Nachhilfeplattform Ubimaster
- zahlreiche Shopping-Rabatte bei namhaften Marken über unser corporate benefits Programm
- exzellente persönliche Betreuung und regelmäßige Feedbackgespräche
- vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten
Was Deine Aufgaben sind:
- Du verwaltest Mitglieder und pflegst Daten zu ausscheidenden und neuen Gremienmitgliedern in Programmen und Excel-Listen.
- Du erstellst Begrüßungs- und Verabschiedungsschreiben für Gremienmitglieder.
- Du übernimmst den Telefondienst, nimmst Anrufe entgegen und kontaktierst Mitglieder sowie Kolleg*innen.
- Du bearbeitest Reise- und Sitzungsgeldabrechnungen, prüfst Anträge auf Plausibilität und pflegst Bankverbindungen.
- Du arbeitest mit dem Dokumentenmanagementsystem (enaio), legst Ordner an, überarbeitest Berechtigungen und archivierst wichtige Dokumente.
- Du unterstützt bei der Erstellung und Pflege von Statistiken und Berichten für interne Zwecke.
- Du bist verantwortlich für die Organisation von Dienstreisen, inklusive Buchung und Abrechnung.
- Du bearbeitest eigenständig Anfragen aus dem Funktionspostfach und leitest komplexere Anliegen an die zuständigen Stellen weiter.
Was wir uns von Dir wünschen:
- Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
- für Dich ist Excel kein Mysterium , sondern eine Spielwiese
- Du glänzt mit Deiner Expertise im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen
- Du kannst Berechtigungsgruppen sicher verwalten
- Du bringst idealerweise Kenntnisse im Bereich der Reisekostenabrechnung und dem Sitzungsgeldmanagement mit
- Du zeigst Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen
- Du besitzt eine hohe Kommunikationsfähigkeit, auch in stressigen Situationen
- Du arbeitest präzise und zuverlässig, insbesondere bei der Datenpflege und Dokumentenverwaltung
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Mit bundesweiten Standorten und mehr als 55 Jahren Erfahrung im Kontext Mensch und Arbeit zählt persona service zu den erfolgreichsten Personaldienstleistern Deutschlands. Wir haben viele Jobs im kaufmännischen Bereich und damit jede Menge Chancen und Entfaltungsspielraum.
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persona service AG & Co. KG • Niederlassung: Karlsruhe • Frau Jennifer Fabienne Beckers
Ettlinger-Tor-Platz 1 • 76133 Karlsruhe • Telefon: 0721 93187 55 • welcome-team@persona.de • www.persona.de
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